Agenda e logistica per agenzie che lavorano le aste
Consultare le aste è solo una parte del lavoro. Poi arrivano visite agli immobili, incontri con clienti interessati, richiami, scadenze da non perdere e giornate in cui più colleghi si muovono sullo stesso territorio. Senza un'agenda condivisa, la logistica resta su foglietti, chat e calendari personali che non parlano tra loro.
astagest include le funzioni di agenda già presenti nel gestionale immobiliare del gruppo: appuntamenti, stati, conferme e, se vuoi, allineamento con Google Calendar. Questa pagina spiega come usarla in chiave operativa quando tratti esecuzioni immobiliari.
Cosa deve tenere insieme l'agenda in un'agenzia «aste»
Su una pratica in asta tipicamente convivono:
- visite al bene (con o senza custode / modalità previste dalla procedura);
- incontri in ufficio per spiegare rischio, tempistiche e documentazione;
- promemoria interni (ricontattare un cliente, verificare un aggiornamento di data o prezzo);
- impegni di più agenti sullo stesso giorno, da non sovrapporre.
L'agenda del gestionale non sostituisce i siti dei tribunali né la verifica ufficiale delle date: i dati in archivio vanno sempre controllati sulle fonti. Serve però a far sì che il team veda gli stessi impegni, collegati a clienti e — quando serve — all'annuncio già portato in lavorazione.
Tipi di impegno e stati utili
Dalla sezione Agenda puoi creare:
- appuntamento giornaliero;
- appuntamento lungo;
- impegno ricorrente;
- promemoria.
Su ogni appuntamento imposti data e orario, gli agenti coinvolti, la tipologia (campo obbligatorio per indicare di che tipo di impegno si tratta) e lo stato. Nella documentazione pubblica non risultano tipologie preimpostate dedicate a udienze o al deposito delle offerte: per quei passaggi interni usi tipologia e/o promemoria secondo come lavora l'agenzia, senza sostituire il controllo delle scadenze ufficiali.
Gli stati colorati aiutano a leggere la giornata a colpo d'occhio, ad esempio:
- da confermare;
- confermato;
- sospeso;
- terminato;
- cliente non presentato;
- eliminato dopo comunicazione alle parti.
Puoi abbinare fino a più anagrafiche (cliente) e abbinare un oggetto: un annuncio (quindi anche un immobile all'asta già copiato in Annunci), un cantiere o un censimento. Così la visita non resta «generica»: chi apre l'appuntamento vede di che pratica si tratta.
Se l'appuntamento è segnato come privato, gli altri utenti della licenza vedono l'impegno ma non i dettagli: utile quando non tutto deve essere condiviso in chiaro.
Conferme a clienti e colleghi
Per le visite, la conferma fa risparmiare giri a vuoto. Nell'appuntamento puoi abilitare l'invio di email e/o SMS ai clienti abbinati, con testo personalizzabile e tag (nome, data, ecc.) e con orari di spedizione predefiniti (subito, sera prima, un'ora prima, orario personalizzato, e simili).
Gli agenti e i clienti associati possono ricevere anche avvisi automatici al salvataggio o quando l'appuntamento viene confermato o annullato, se le impostazioni di mailing lo prevedono. Il canone del gestionale include un pacchetto di crediti email annuali (dettaglio in guida): gli SMS seguono le regole configurate in Admin.
In fase di stampa puoi produrre la scheda pubblica degli oggetti abbinati o il foglio visita, ricordando gli obblighi privacy sul trattamento dei dati.
Google Calendar: quando ha senso sincronizzare
L'agenda del gestionale è già usabile da browser su computer e telefono. Se lavori anche da Google Calendar, puoi attivare la sincronizzazione:
- in uscita, gli appuntamenti dell'agente passano su Google Calendar;
- in modalità bidirezionale, anche gli eventi creati su Google entrano nell'agenda del gestionale.
Limiti da conoscere (dalla guida):
- si sincronizzano gli appuntamenti del singolo agente, non l'intera agenda di ufficio;
- solo gli impegni dal giorno di attivazione in poi;
- i promemoria non vengono sincronizzati;
- Google non ha i campi «immobile», «cliente» o telefono tipici del gestionale: gli eventi importati vanno spesso completati abbinando schede.
Per la logistica aste, una pratica frequente è: pianifichi e tracci tutto nel gestionale (con cliente e annuncio collegati); usi Google Calendar come vista personale su smartphone, non come archivio ufficiale dell'agenzia.
Giornata tipo: dall'asta lavorata all'impegno in agenda
- In archivio individui un bene interessante e lo monitori (preferiti / aggiornamenti di data o prezzo).
- Se lo lavori, lo copi in Annunci e, se serve, prepari la pubblicazione.
- Crei la visita o l'incontro in Agenda (abbinando cliente e annuncio) oppure, dalla scheda Annuncio già in lavorazione, usi l'azione per creare un appuntamento o un promemoria sull'immobile. Dalla scheda dell'archivio aste la documentazione elenca altre azioni (preferiti, copia in Annunci, annotazioni, incroci), non la creazione diretta di un appuntamento.
- Imposti lo stato «da confermare»; invii conferme email/SMS quando le parti sono d'accordo; passi a «confermato».
- A fine incontro segni «terminato» e, se utile, crei da lì un promemoria o una richiesta collegata al cliente.
Lo stesso schema vale per richiami commerciali e per scadenze interne che l'agenzia vuole ricordare al team: l'importante è che restino sullo stesso calendario condiviso, non su canali sparsi.
Per il quadro giuridico-operativo della procedura (fasi, avvisi, tempistiche) resta di riferimento come funziona una procedura di asta immobiliare. L'elenco e la consultazione delle procedure sono in aste.
Agenda e obiettivi di team
Se in agenzia misurate visite, acquisizioni o richiami, la sezione Obiettivi (presente in astagest come in miogest) può usare proprio le attività registrate in agenda e nel gestionale. Non sostituisce la pianificazione giornaliera, ma aiuta titolare e collaboratori a vedere se le visite e i contatti previsti stanno arrivando. Il punto operativo resta lo stesso: registrare gli impegni quando li fissate, così numeri e giornata reale coincidono.
Domande frequenti
L'agenda di astagest è diversa da quella di miogest?+–
astagest incorpora le funzionalità del gestionale immobiliare del gruppo, agenda inclusa, con in più il focus sulle aste. Il modo di creare appuntamenti, stati e conferme è quello descritto nella guida Agenda.
Posso vedere l'agenda di tutto l'ufficio?+–
Sì, nel gestionale; la sync con Google Calendar, invece, riguarda il singolo agente.
Come gestisco una visita a un immobile all'asta?+–
Dopo aver portato l'asta in Annunci, crei l'appuntamento dall'Agenda (abbinando cliente e annuncio) oppure dall'azione «crea appuntamento» sulla scheda Annuncio. Verifica sempre sul canale ufficiale della procedura orari e modalità di accesso.
Ci sono tipi di appuntamento già pronti per udienze o deposito offerte?+–
Nella guida risultano le forme giornaliero / lungo / ricorrente / promemoria e il campo Tipologia obbligatorio. Non risultano tipologie preimpostate specifiche per udienze o deposito offerte: per i promemoria interni del team puoi usare tipologia e promemoria; le scadenze ufficiali vanno sempre verificate sulla procedura.
Posso creare un appuntamento direttamente dalla scheda asta in archivio?+–
Dalla scheda archivio asta la documentazione non descrive la creazione di un appuntamento già abbinato. Il percorso documentato è: copia in Annunci, poi appuntamento da Agenda (oggetto = annuncio) oppure dalla scheda Annuncio.
I promemoria bastano per le scadenze di deposito offerta?+–
I promemoria sono impegni interni nel gestionale. Non sostituiscono il controllo delle scadenze ufficiali sul sito del tribunale o della procedura. Usa l'agenda per non dimenticare i passaggi del team; valida sempre le date sulle fonti.
Serve installare un'app?+–
No: si lavora dal browser, anche da telefono. Google Calendar sul cellulare è un passaggio successivo, gestito dalle impostazioni del dispositivo.
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